秘书礼仪规范与作用详解

秘书礼仪大全

一、秘书礼仪的含义

秘书礼仪是指秘书在与人交往时所展现的友好与互敬的具体行为举止，涵盖了握手、打招呼等日常互动中的礼仪规范。礼仪是礼节与仪式的统称，其中礼节是指表达尊敬、祝颂、哀悼等情感的各种惯用形式，如鞠躬、握手、献花圈、鸣礼炮等；而仪式则是在正式场合中具有固定程序的一整套礼节，例如国家迎宾仪式、会议开幕式、民间婚礼等。秘书礼仪作为职场礼仪的重要组成部分，不仅体现了秘书个人的修养与素质，更反映了所在组织的管理水平与整体形象。

二、秘书礼仪的特点

秘书礼仪具有以下三个显著特点：

1. 规范性：秘书礼仪对秘书的行为举止提出了明确规范，要求秘书在交往中保持得体、专业的形象。
2. 差异性：不同国家和民族拥有独特的礼仪文化，秘书需要了解并尊重这些差异，避免因文化差异而造成的误解或失礼。
3. 变化性：礼仪是社会发展的产物，随着时代变迁和生活方式的改变，礼仪也会相应地发生变化。秘书需要不断学习和适应新的礼仪规范，以保持专业形象。

三、秘书礼仪的作用

秘书礼仪在个人和组织层面都发挥着重要作用：

1. 有助于人际交往：良好的礼仪修养能够展现自尊、对他人的尊敬以及对交往双方平等地位的强调，从而促进人际关系的和谐发展。
2. 有助于事业发展：无论是个人还是组织，要想取得事业上的成功，都离不开他人的帮助。适度的礼仪能够营造出良好的合作氛围，为事业发展提供有力支持。

四、秘书涉外礼仪

1. 涉外礼仪的含义

涉外礼仪是指对外交往时所使用的国际通行的礼节和仪式，与我国传统礼仪既有相似之处，也存在一些差异。

2. 涉外礼仪的特点

涉外礼仪也称为国际礼仪，其特点主要体现在以下两个方面：

（1）强调对个人的尊重，包括对个人隐私的尊重。
（2）强调女士优先的原则。

3. 涉外礼仪的原则

（1）不卑不亢，互相尊重。
（2）入乡随俗，求同存异。
（3）女士优先，注重次序。

五、日常公务礼仪

1. 仪容仪表

仪容通常指人的容貌，包括未被衣服遮住的身体的部位；仪表则指人的整体外貌，包括面貌、衣着和饰物。对秘书人员来说，仪容和仪表的基本要求如下：

（1）头发：要勤于梳洗和整理，不能有头皮屑或油汗味；发型要整齐美观。男性不宜长发披肩；女性留长发不要遮住眼睛，染发要慎重。
（2）面容：要保持干净，特别要注意耳朵、鼻孔、脖子、指甲缝等易疏忽的部位。
（3）衣着：应天天换洗，并熨烫平整。

2. 正确的着装与服饰搭配

服装由面料、款式、颜色三个要素组成，穿着是一门深奥的学问。着装反映了一个人的品味和教养，也会影响秘书工作。衣着要符合自己的身份、职务，应显出秘书人员的大方、精干、务实、可信的风格。以下仅从礼仪的角度探讨着装问题，即使衣着合乎身份、维护形象、符合礼仪的原则和方法。

（1）着装的基本原则

着装的基本原则是国际通行的TPO原则：T(Time)——时间；P(Place)——地点；O(Object)——目的。在为自己挑选服装时，不可忽视TPO原则。

（2）公务场合的着装

公务场合的气氛是严肃的，讲究高效率地工作。所以，公务场合的着装，要简洁、明快，适宜工作。作为秘书，性别不同，着装应有所区别。

（3）休闲场合的着装

休闲场合的着装追求的是舒适、自然。

（4）社交场合的着装

社交场合的着装应该高雅、漂亮、时尚。

（5）服饰的搭配

首饰的选择也要遵守TPO原则：公务场合佩戴的首饰应该简洁，只戴一两件即可；休闲场合佩戴的首饰，则可以更突出个性，可以造型新颖、色彩明丽；社交场合的首饰应该是华丽的大型首饰。

3. 得体的化妆

（1）化妆的目的

化妆的目的是为了突出优点、掩饰缺点。从礼仪的角度来说，公务场合的化妆是工作的需要，是敬业的一种表现；社交场合的化妆，是对主人的一种尊敬。

（2）面部的基本比例

大家公认的比较标准的脸形是椭圆形，椭圆脸型的基本比例为“三停五眼”。所谓“三停”即从额头到下巴，平均分为三部分，每部分即为一停。从发际线到眉毛为一停，从眉毛到鼻尖为一停，从鼻尖到下巴为一停。“五眼”即指横向的面部比例。两眼之间的距离为一眼宽，两眼的外眼角到脸侧的发际线各为一眼宽，加上两只眼睛，共五只眼睛的宽度。某种程度上说，化妆就是把不标准的脸型往标准的脸型上靠。

（3）皮肤的类型与化妆品的选择

（4）男士化妆步骤

（5）女士化妆步骤

4. 相关知识：服饰穿戴须知

六、日常交往礼仪

1. 称呼、致意、介绍和握手

这些是人们平常见面时的礼节。与人交往，初次印象很重要。能否给人留下一个好的印象，往往取决于你与人见面后几十秒钟内的表现。

（1）称呼

在公务活动中，人们习惯按人的职称来称呼，一般在姓氏后面加上职务或职称。在国际交往中，一般称男士为先生；对于女性，没有结婚的称“小姐”，对戴结婚戒指的（戴在左手无名指上的）女性，可称“夫人”；对婚姻状况不明的女性最为合适的称呼是“女士”，称“小姐”也无不可（不要看年纪大就称夫人，如对方没有结婚，这样的称呼会令对方感到不愉快）。有博士头衔的，可称“某博士”。

（2）致意

这是最简单、最常用的礼节。点头、微笑，都是致意。致意的次序是：职位低者、年轻者、男性先向对方致意。

（3）握手

为了表示欢迎、祝贺、慰问、鼓励等意思，我们常常需要握手。在公务活动中，握手的次序是：职位高者、年龄长者、地位尊者以及女士、主人先伸手表示欢迎等意思，职位低者、年龄轻者、地位卑者以及男士、客人也应及时伸手相握，否则，对方会感到尴尬。在国内，我们习惯让更需尊敬的一方先伸手。在国际上，特别是最近以来，这一次序变得不太重要了，谁先伸手问题都不大，这是礼仪方面新的变化，值得关注。握手时，目光要看着对方，不要游移不定，也不要看着别人，握手的力度要适中，不重不轻地握手几秒钟即可，不要握着手上下抖动，也不要长时间地握手谈话（异性之间长时间握手而谈的，只有情侣）。有时涉外场合需要照相，握着的手则不要很快松开。握手的时候，要脱下手套。女性除非戴着与服装相配的、作为服装整体一部分的手套，否则也应摘下手套。日本人习惯鞠躬，一些阿拉伯人习惯行抚胸礼，泰国人则行合十礼，我们应该尊重他们的习惯。各国的礼仪习惯千差万别。秘书多了解这方面的情况，能够更好地为领导当好参谋。

（4）介绍

在涉外活动中，介绍是常用的礼节，是使陌生的双方相识的必不可少的礼节。介绍分为自我介绍和他人介绍两种方式：自我介绍的基本内容有：姓名、职务（公务场合）或与主人之间的关系（社交场合）。为他人介绍时：先要了解被介绍双方有无相识的愿望或必要。一般来说，身份和地位悬殊的双方就没有必要介绍了。为他人介绍时：讲究介绍顺序，即先把男性介绍给女性，把年轻人介绍给老年人，把职位低者介绍给职位高的，以此表示对后者的尊重。在公务活动中，一般不考虑女士优先的原则，而是以身份、地位为首选因素。

2. 名片礼仪

随着社会的发展，名片已经成为社会交际中不可缺少的工具之一。名片主要用于自我介绍和建立联系之用，也可作为简单的礼节性通信往来，表示祝贺、感谢、辞行、慰问等。由于名片上记载了很多信息，因此受到人们的重视。接待外国客人，尤其是日本、韩国的客人时，见面交换名片是不可省去的礼节。

（1）名片的格式

（2）名片的放置

（3）名片的交换

（4）名片的索要

3. 拜访约会的礼仪

（1）预约

（2）拜访前的准备

（3）赴约遵时守约的原则

（4）及时告辞

4. 谈话的礼仪

（1）语言与话题的选择

（2）谈话的态度

（3）声音与语气

（4）倾听者的礼貌

七、姿态举止的礼节

1. 正确的站姿、坐姿、行姿

正确的站、坐、行姿态是其他礼节的基础，是举止正派的表现。正确的站姿关键要把腰挺直，收腹、挺胸、收臀；头要正，要有向上顶的感觉，目光平视前方，双臂自然下垂；腿要并拢，脚后跟要贴紧，脚尖微微外撇。男性的腿可以分开一点。不可以靠着墙或门框站着，这样容易让人觉得散漫、懒惰甚至不正派。从上身看，正确的行姿要基本像站立一样挺拔，重心略向前倾，双臂自然摆动，双眼目视前方，头要端正。步幅可以根据个人的身高来调整，身高腿长，步幅就大，个子矮小，步幅就小。另外，服装也影响行姿，女性穿裙装，走路忌讳八字脚、驼背含胸。在公务场合、涉外场合，坐姿一定要端正。正确的坐姿是：落座轻稳，坐下后不松懈。特别是坐沙发时，不能像抽去骨头似的堆在那里；双肩平正放松，两手自然放于腿上，也可以一臂弯曲放在沙发扶手上，掌心向下。男性双腿可以分开约一拳的距离，女性腿要并拢，绝不能叉开腿坐，特别是在穿短裙时更要注意；也可以双腿斜向一方，双脚交叉，双膝靠拢。在一般场合下，跷腿是可以的，但不能抖腿，更不能把鞋挑在脚尖上。在比较严肃的场合，坐椅子面积的三分之二就可以了。如果对方是很重要的客人，与之谈话时，身体可以略略向前倾，而不要靠椅子背。

2. 手势的运用

适当地运用手势有助于表达自己的想法，但频率不可以过高，幅度不宜过大。在涉外场合中，还要看交往对象。英国人较为拘谨，举止较为沉稳，幅度小；美国人大多性格外向，手势幅度相对大。特别需要注意的是：我们的一些习惯性的手势，在涉外场合最好不要用，以免引起误解或造成失礼。

3. 适当的表情

在涉外活动中，秘书人员的待人态度和表情异常重要。可以说，秘书是组织形象的代表，管理水平、人员素质都会通过秘书的形象反映出来。概括起来，主要有以下几种情况：

（1）公务注视

（2）社交注视

（3）亲密注视

适当的表情在涉外活动中，秘书人员的待人态度和表情异常重要。可以说，秘书是组织形象的代表，管理水平、人员素质都会通过秘书的形象反映出来。概括起来，主要有以下几种情况：

1. 公务注视

2. 社交注视

3. 亲密注视

4. 进餐礼节

（1）饮酒礼节

（2）中餐礼节

（3）西餐礼节

（4）饮茶礼仪

（5）喝咖啡礼仪

（6）吃水果礼仪

（7）处理意外的方法

（8）席间禁忌

八、差旅礼仪

一、公共场所的礼仪

出差或出门旅行，在公共场所要善于约束自己的言行。这些细节特别能体现个人的修养。这方面的礼仪很多，在此把主要内容归纳为三个方面：

1. 对待他人的态度

在公共场所，周围都是与自己无关的人，此时更应该注意自律，注意对他人的态度。

（1）友善的举止

（2）不妨碍他人利益的原则

（3）要入乡随俗

2. 爱护环境

不论在国内还是国外，我们都要爱护环境。这里要注意如下几点：

（1）不乱扔垃圾。

（2）不随地吐痰。

（3）不随意采摘路边和景区的植物。

（4）不攀爬景区的塑像、树木，不到处刻字留念。

3. 照相、摄像要守规则

一些国家的教堂或博物馆不允许摄像拍照，要留意门口是否有禁止拍照的标志和文字。在一些阿拉伯国家，要给当地的妇女拍照，最好先征得对方的同意。由于宗教信仰的关系，她们一般不愿意让陌生人拍照。

二、乘坐交通工具的礼仪

1. 乘坐汽车的礼节

（1）乘坐轿车的礼节

（2）乘坐吉普车的礼节

（3）乘坐大客车的礼节

2. 乘坐飞机的礼节

（1）候机时不要大声喧哗，应该安静地等候。

（2）登机后应该按照顺序入座，不要拥挤，不要抢行李架。

（3）登机后关上手机、呼机、计算机等。

（4）不要乱动飞机上的设备，特别是紧急出口的开关。

（5）尽量保持安静，同伴间聊天的音量要适度。

（6）保持洗手间的卫生。

（7）飞机上的非一次性餐具不可以带走。即使是一次性的，也最好不要带走。

（8）有问题可以请教乘务员，下飞机时向乘务员告辞。

3. 乘坐火车的礼节

（1）乘坐火车，首先要保持环境卫生，不仅不能往车厢内乱扔果皮纸屑，也不能把垃圾扔到车窗外面。

（2）同伴间聊天、打牌，不要过分喧闹。

（3）不要多占座位或是多占行李架。

（4）不要在桌子上堆满自己的物品。

（5）不要吃气味重的食品，不要抽烟喝酒。

三、下榻宾馆的礼节

1. 接待来访的客人在宾馆接待来访的客人，最好的地方是在大厅或咖啡厅。客人来访前，秘书应对接待地点实地察看，要对不妥的地方做适当的调整。住宿的房间被外国人认为是私人空间，他们不习惯在此接待客人，同样他们也不习惯到客人的房间拜访。

2. 住宿礼节

（1）在宾馆住宿，要接触很多服务人员，比如行李员、服务员等。在国外，让行李员帮助提行李需要支付小费，有时候房间太乱，也应给帮助收拾房间的服务员小费。

（2）在楼道里遇到其他客人，应该友善地主动打招呼。

（3）应把电视的音量放低，不要在自己的房间里大声喧哗.

（4）不要太晚熄灯，以免影响同屋的人。

3. 正确使用设备

（1）在国外，许多宾馆的卫生间并不提供盥洗用具，如牙刷、牙膏、洗发液等，这些都要自备。

（2）卫生间里多数没有下水道，在洗澡时务必要注意把浴帘拉上，下摆垂在浴缸中。

（3）冰箱里的饮料和小食品费用都很高，要看清楚再决定是否食用。

（4）出门不要丢失钥匙。

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